Секрети Microsoft Excel: Як максимально зменшити розмір файлу Excel або надлишок форматів і як з ним боротись

Просте і доступне викладення інформації про роботу з табличним редактором. Стане в пригоді насамперед тим, хто тільки розпочинає працювати з Microsoft Office Excel. Розділи посібника будуть постійно обновлюватись і поповнюватись на основі Ваших побажання і тем піднятих на нашому форумі.

Цей розділ призначений для того, щоб спростити Ваше життя і зменшити час, який Ви затрачаєте на щоденне вбивання даних і перенесення їх з однієї таблиці в іншу...а також багато всього іншого, що дозволить Вам автоматизувати Вашу роботу в Ексель.

Я думаю всі ми в процесі своєї роботи стикалися із проблемою зменшення ексельовських файлів, зокрема це стосується тих людей, які працюють в Microsoft Office Excel 2003(так як в 2007-й версії програми дана проблема вже усунута). Так от, так чи інакше нам приходилось зменшувати розміри книг Excel, чи то з метою зменшення навантажень на поштовий сервер, чи то в зв'язку з економією місця на жорсткому диску - суть не в цьому. Але факт залишається фактом. І всі ми блукали сітями інтернету в пошуках того, як все-таки можна зменшити розмір робочої книги і дуже часто (знаю з власного досвіду) безрезультатно.

Ну і як же все-таки зменшити розмір робочої книги? - спитаєте Ви. А все виявляється дуже просто - достатньо видалити формати клітинок, які не використовуються в процесі роботи, але за замовчуванням зберігаються при збереженні робочої книги, збільшуючи при цьому її розмір.

Для того, щоб це зробити, необхідно вчинити наступним чином: знайти останню клітинку з даними(спосіб Правка/Перейти/Выделить последнюю ячейку) нам для цього не підходить, так як він приведе Вас до останньої клітинки, що містить формати, а не фактичні дані. Самостійно знайдіть останню клітинку, що містить фактичні дані і виділіть наступний за нею рядок.